Feiras e eventos são ótimas maneiras de turbinar o crescimento e sucesso de sua empresa. Programas como esses criam oportunidades à empresa de se aproximar de clientes e fornecedores, alavancam as vendas e promovem a imagem de seu negócio.

O êxito de um evento, com suas incontáveis demandas, pode ser resumido em uma palavra: organização.

Pensando nisso, elaboramos algumas dicas para que você esteja no comando desta atividade sem deixar nenhum detalhe passar, através de uma lista de afazeres – ou, em seu termo mais conhecido, checklist.

Elaborar um checklist eficaz é a melhor maneira de administrar um evento. Quando todas as informações estão centralizadas em um único lugar, fica muito mais fácil visualizar o que está feito e o que ainda falta. Assim, nenhuma atividade ou pormenor fugirá ao seu controle.

Não é à toa que empresas gigantescas, como Boeing e NASA, possuam equipes inteiras dedicadas a esta ferramenta de tanto valor. Inspirados nestes cases de sucesso vamos mostrar para você que elaborar um checklist útil é o segredo para gerir um evento de sucesso.

O planejamento de um evento pode (e deve) ser transcrito para a planilha. Nela estarão listadas todas as atividades e desdobramentos necessários para sua execução.

O primeiro passo é definir os objetivos de seu evento, a fim de que seus resultados contemplem suas metas e de seus patrocinadores. Recomendamos que seja estabelecido apenas um objetivo prioritário, assim você conduzirá a organização com foco e clareza.

Por exemplo: se seu objetivo é lançar um novo produto, invista em materiais informativos de qualidade e em um ambiente favorável à interação com o público.

Checklist eficiente

Confira nosso roteiro para a criação de sua lista de atividades, adapte nossas dicas de acordo com seus objetivos.

Você pode começar com itens simples, complementados a partir do desenvolvimento de seu evento, criando, assim, uma planilha personalizada, eficiente e prática.

1. Definições Básicas:

• Nome do evento
• Definição de orçamento
• Quantidade de participantes
• Escolha da data
• Definição de público alvo

2. Escolha do formato e do local do evento:

Na escolha do local observe os seguintes aspectos:

• Está adequado ao tipo de evento?
• Comporta a infraestrutura necessária?
• Permite a mobilidade dos participantes?
• É de fácil acesso?
• Está de acordo com normas de segurança e acessibilidade?

3. Público estimado:

A capacidade do local escolhido deve estar de acordo com o número de inscrições, ou ingressos, ofertados. Locais superlotados dificultam a mobilidade e transmitem a ideia de falta de controle dos organizadores, gerando insatisfação nos participantes.

4. Monte um cronograma de atividades:

Liste nesses campos todas as atividades relacionadas ao evento: contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, licenças, alvarás, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito; por exemplo:

Atividade: coffee break

Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos (baixe aqui uma planilha para produzir o orçamento do seu evento).

5.     Responsável:

Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada e confira com ele o status de sua realização. Esta etapa é importante para que nenhum item do checklist deixe de ser realizado.

6.     Fornecedores e Contatos:

Neste campo separe os fornecedores por tipo de atividade e liste seu dados (telefone e e-mail). No caso de imprevistos esta lista será útil para acioná-los imediatamente. Estabeleça um prazo de entrega e use a planilha para verificar estão em dia. É importante observar os prazos para evitar atrasos no cronograma do evento.

7.     Status:

Este é um campo essencial para o êxito de seu evento, ele permite a visualização de cada etapa concluída. Sugerimos o uso dos status: pendente, em andamento e concluído, que deverão ser atualizados constantemente de acordo com a situação de cada atividade.

8.     Pagamentos:

Neste item devem estar listados todos os serviços contratados, valores e prazos de pagamento.

Fechando com chave de ouro

A divulgação é muito importante – e as redes sociais são canais extremamente propícios para isso.

Você pode, também, contratar uma empresa especializada em assessoria de imprensa e marketing para promover a divulgação de seu evento junto à imprensa e público alvo. Durante o evento, uma boa estratégia é a distribuição de brindes e realização de sorteios. Os participantes adoram!

Lembre-se que, o evento não acaba ao apagar das luzes (colocar aqui o link do texto no blog sobre mensuração de satisfação em eventos): há muito trabalho de pesquisa para a otimização de sua realização e aprimoramento de estratégias a partir dos dados coletados.

Se precisar de ajuda, fale com a Data Goal! Estamos aqui para isso!